4 ważne rzeczy, o których warto wiedzieć, kiedy chcesz założyć organizację pozarządową. Część 2 z 2


Pierwszą część artykułu znajdziesz tutaj, a teraz zapraszamy do treści traktującej więcej o kwestiach formalnych i prawnych. Znajdziesz tu także rozwinięcie niektórych wątków z poprzedniego wpisu.

 

Jaka forma organizacyjna będzie lepsza – fundacja czy stowarzyszenie?

 

W Polsce mamy de facto dwie możliwości wyboru formy prawnej dla profesjonalnej organizacji pozarządowej. Obie mają pewne zalety: mają osobowość prawną, mogą prowadzić działalność gospodarczą lub działalność statutową odpłatną, pozyskiwać fundusze i zatrudniać pracowników. Nie zamierzam się szczegółowo rozpisywać (dokładne informacje możesz znaleźć m.in na portalu ngo.pl), zamiast tego zamierzam przedstawić swoją opinie opartą na naszych dotychczasowych doświadczeniach w prowadzeniu organizacji pozarządowej.

Jedną z możliwości jest stowarzyszenie rejestrowe. Najważniejsze, co potrzebujemy to 15 członków. Praktyczne zalety to: posiadanie osobowości prawnej (przydaje się choćby przy większości projektach z dofinansowaniem) oraz składki członkowskie, które w początkowym okresie ułatwiają pokrywanie najbardziej niezbędnych wydatków. Wady: cóż w mojej subiektywnej opinii – stowarzyszenie jest często polem polityki w mikroskali i zamiast na działaniach społecznych ludzie skupiają się na walce o stołki. Niemniej jednak, jeżeli działamy na rzecz jakiejś społeczności – stowarzyszenie pomaga zjednoczyć ludzi wokół wspólnego celu oraz stworzyć z nich prawdziwą wspólnotę, połączoną podobnymi doświadczeniami życiowymi osób zrzeszonych, pomagających sobie nawzajem i wspierającymi się wzajemnie.

Drugą opcją jest fundacja, która jest jest bezosobowa – nie posiada członków. Co może być zarówno wadą jak i zaletą. Wadą- ponieważ nie tworzy demokratycznej społeczności podejmującej wspólnie decyzje ani nie ma dodatkowego finansowania ze składek członkowskich. Natomiast wśród zalet znajduje się – łatwiejszy proces zakładania, ze względu na brak konieczności zebrania 15 osób (w niektórych przypadkach siedmiu) oraz sprawniejszy system decyzyjny, gdzie decyzje podejmuje wybrany przez fundatorów zarząd. Fundacja strukturą przypomina spółkę z o. o. Prowadzenie fundacji jest świetnym treningiem zarządzania w praktyce bez konieczności płacenia ZUS (za wyjątkiem sytuacji, kiedy kogoś zatrudniamy).

Formę organizacyjno-prawną należy dopasować do rodzaju działalności, jaką zamierzamy prowadzić.

.

Fundacja – osoba fundatora

.

Jeżeli jesteście gotowi założyć fundację, chciałbym zwrócić uwagę na jej charakterystyczną i szczególną część – osobę fundatora.

Fundator jest dla organizacji kimś w rodzaju mecenasa. Przekazuje aktem notarialnym kwotę pieniężną (lub środek trwały) na fundusz statutowy (sugerowana wartość minimalna to 500 zł), powołując tym samym fundację. Rola, jaką pełni na co dzień w organizacji jest różna, w zależności od rozwiązań zapisanych w statucie. Może być kimś w rodzaju członka rady nadzorczej, może sam wejść w skład zarządu.

Ważne aby pamiętać – fundator może pracować w fundacji jedynie społecznie – bez wynagrodzenia. Więc jeżeli chcecie stworzyć sobie miejsce pracy (co nie jest bynajmniej wbrew niczym nagannym, by działać społecznie i z tego się utrzymywać, choć taki mit o NGO funkcjonuje w społeczeństwie ;-) należy znaleźć inną osobę na fundatora, niż Wy sami.

Oczywiście warto uważnie dobierać fundatora, niczym partnera biznesowego, ponieważ wspólna WIELOLETNIA współpraca oparta na podobnym systemie wartości, zapewnia sprawne funkcjonowanie organizacji.

.

Statut – na co zwrócić uwagę?

.

Statut jest czymś w rodzaju konstytucji organizacji. Zakreśla pewne ramy prawno-formalne jej działania. jest również kluczowym dokumentem niezbędnym nam już na etapie zakładania fundacji, bądź stowarzyszenia.

Najprościej napisać po prostu wzorując się na statucie organizacji już istniejącej, podobnej do tej którą zamierzamy wkrótce założyć. Muszę jednak przestrzec przed bezmyślnym kopiowaniem – możemy napisać wtedy statut, który w pewnych rozwiązaniach będzie dla nas zupełnie niefunkcjonalny. Dlatego musimy czytać ze zrozumieniem, co piszemy w tym dokumencie.

Najważniejsze w statucie to dobre napisanie celów oraz środków działania – szczególnie, jeżeli zależy nam na tym by móc startować w wielu konkursach na projekty z dofinansowaniem. Wtedy trzeba wcześniej sprawdzić wszelkie granty w jakie chcemy móc uzyskać i sprawdzić jakie zapisy muszą znajdować się w ,,naszej konstytucji”. Stąd też nasze obszary działalności warto ująć szeroko. Lepiej napisać od razu porządnie, ponieważ za każdą poprawkę statutu w KRS-ie płacimy 150 zł. Czyli z jednej strony piszemy wszystko, czym moglibyśmy się zajmować, z drugiej dbamy jednak by wszystkie obszary były ze sobą logicznie spójne. Moim zdaniem dziwnie wygląda, gdy organizacja działająca na rzecz seniorów, ma zapis o propagowaniu i ochronie praw zwierząt (autentyk! ;-).

Warto zajrzeć także tutaj.

.

Formalności założycielskie

.

I) z gotowym statutem i fundatorem/ami idziemy do notariusza sporządzić akt notarialny.

II) Składamy wypełnione i podpisane przez fundatorów formularze KRS-W20, KRS-WK, KRS-WM (wypełnione zgodnie z załączonym do nich instrukcjami – wzory zazwyczaj znajdują się na stronach właściwych sądów) z załącznikami we właściwym sądzie np. Sąd Rejonowy Lublin Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku.

  • oświadczenie o ustanowieniu fundacji (akt notarialny) – jeden egzemplarz
  • oświadczenie wskazujące właściwego ministra nadzoru (jeżeli nie znalazło się ono w akcie fundacyjnym) – jeden egzemplarz
  • statut fundacji – w trzech egzemplarzach, podpisany przez fundatora
  • uchwały o powołaniu władz fundacji (w jednym egzemplarzu) – uchwała o powołaniu zarządu fundacji oraz  uchwała o powołaniu rady fundacji (w zależności od zapisów statutowych, ustalających wzajemne relacje między władzami fundacji, uchwały te mogą być podejmowane przez różne organy, np. jeśli według statutu fundator powołuje zarząd i radę fundacji, to jego uchwały o powołaniu tych organów powinny zostać dołączone do wniosku o rejestrację fundacji)
  • dowód dokonana opłaty za wniosek o wpis do rejestru – wnioskujący o wpis do KRS powinien załączyć dowód wniesienia opłaty za rejestrację  lub wniosek o zwolnienie z opłaty (koszt w zależności od rodzaju podmiotu ok 250 zł, z działalnością gospodarczą 600 zł)

III) W ciągu 21 dni po uzyskaniu wpisu w KRS (z NIPEM i REGONEM), fundacja powinna złożyć do Urzędu Skarbowego właściwego dla jej siedziby, formularz z danymi uzupełniającymi – NIP-8.

IV) Narzekamy na biurokrację, po czym bierzemy się do działania, aby zmieniać świat.

.

Administrowanie organizacją – ewaluacja, monitorowanie

.

Ok, mamy założoną organizację. Przystępujemy do działania zgodnie z naszymi celami statutowymi i realizujemy naszą misję!

Należy jednak cały czas zadawać sobie pytania: czy obecnie prowadzona działalność realizuje właściwie założone cele? Warto wypracować wewnętrzne procedury ewaluacji i monitorowania pod kątem zasadności i skuteczności podejmowanych działań np:

Prowadząc szkolenia zawsze prosimy uczestników o wypełnienie anonimowej ankiety – ma ona na celu zebranie informacji o wrażeniach oraz ocenie trenerów. Ponadto uczestnicy mogą zamieścić swoje luźne uwagi oraz sugestie, które pomogą nam cały czas ulepszać i rozwijać naszą ofertę.

Zebrane uwagi możemy wpisać w tabelę excelowską i możemy zrobić analizę – jak są odbierane nasze szkolenia. Jest to uzasadnione, ponieważ świat wokół nas się nieustannie zmienia – może to brzmieć banalnie, ale tak jest. Nawet organizacja pozarządowa musi reagować na potrzeby społeczne, a te zmieniają się nieustannie. Tym bardziej, jeżeli prowadzi działania statutowe odpłatne lub działalność gospodarczą.

.

Administrowanie organizacją- sprawozdawczość
.

Innym powodem poza powyższymi, aby wypracować procedury monitorujące i zbierać dane o odbiorze naszej działalności, jest konieczność:

  • składania sprawozdania z działalności fundacji właściwemu ministrowi (stowarzyszenia nie mają takiego obowiązku).
  • składania sprawozdania dla GUS w gotowym formularzu SOF-5: gdzie pytają nas między innymi o liczbę osób, które uczestniczyły w ostatnim roku w naszych wydarzeniach, z jakimi podmiotami współpracowaliśmy itd.

Warto przed opracowaniem procedur monitorujących, takich jak ankiety – sprawdzić jakie dane nam są potrzebne – między innymi właśnie do sprawozdania i formularza SOF-5.

.

Administrowanie organizacją – księgowość

.

Organizacja z osobowością prawną musi prowadzić pełną księgowość. Jeżeli nie prowadzi działalności gospodarczej i nie realizuje projektów można zastosować uproszczoną księgowość dla jednostek mikro, chociaż nadal nie będzie to księga przychodów i rozchodów.

Jeżeli nie zrozumieliście nic z powyższego akapitu, nie przejmujcie się. Po prostu zawiera terminy zrozumiałej dla tych, co orientują się choć z grubsza w tematyce księgowości.

Księgowość w fundacji i stowarzyszeniu po prostu trzeba prowadzić. Można to zrobić na kilka sposobów:

  • prowadzić samodzielnie – jeżeli znamy chociaż podstawy oraz mamy czas
  • zwerbować wolontariuszy znających się na księgowości
  • zawrzeć umowę na prowadzenie spraw księgowych z biurem rachunkowym.
  • zatrudnić księgowego na etat

Rozwiązanie należy dobrać, kierując się ilością pracy w księgowości oraz możliwościami finansowymi organizacji. Jeżeli mamy kilka faktur rocznie, to możemy samodzielnie prowadzić lub przy pomocy wolontariusza.  Jeżeli mamy kilkadziesiąt faktur miesięcznie to opłacalne jest aby zajmowało się tym biuro rachunkowe. Ostatnie rozwiązanie jest wskazane, kiedy mamy dość pracy dla księgowego, sięgającej kilku godzin dziennie oraz potrzebujemy stałego doradcy np. w dziedzinie tego, co możemy wrzucić w koszty, a co nie – wtedy całkiem sensowne jest zatrudnienie go na etat.

——————————–

Źródło ikony wpisu: Foter.com / CC0     http://foter.com/photo/selective-focus-of-coins-and-ballpoints/
Autor wpisu: Łukasz Lewicki

 

Share

Pozostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>